Notulen met actiepunten
Hoe maak je met AI van je aantekeningen nette notulen met actiepunten?
Typ of dicteer direct na het overleg je aantekeningen, vervang namen door functies of initialen, en laat de AI-chat er een kort verslag van maken met besluiten en actiepunten: wat, wie, wanneer. Leg het naast je aantekeningen voordat het rondgaat, want een AI vult gaten graag op met wat logisch klinkt.
Wat je nodig hebt
- Je aantekeningen, hoe rommelig ook.
- De agenda van het overleg.
- Een AI-chat naar keuze.
Zo doe je het
Schrijf direct na afloop alles op
Binnen het uur weet je nog wat een half woord betekende. Dicteren mag ook.
Vervang de namen
Door functies of initialen: “de planner”, “MJ”. Je zet ze er zelf weer in als het verslag klaar is.
Laat de notulen maken
Gebruik de eerste prompt, met de agenda erbij. Zonder wie of wanneer zet de AI “open” bij een actiepunt.
Leg het naast je aantekeningen
Staat er een besluit in dat niet genomen is, of een datum die niemand noemde? Haal het eruit.
Stuur het rond
Zet de namen terug, haal vertrouwelijke punten eruit en vraag iedereen om te laten weten als er iets niet klopt.
De prompts
Wat tussen [haken] staat, vul je zelf in. Plak de prompt in een nieuwe chat.
Maak notulen van dit overleg op basis van mijn aantekeningen.
Agenda:
[PLAK HIER DE AGENDA]
Mijn aantekeningen (namen zijn vervangen door functies of initialen):
[PLAK HIER JE AANTEKENINGEN]
Indeling:
1. Per agendapunt in twee of drie zinnen wat er besproken is.
2. Besluiten: alleen wat echt besloten is, net zo stellig als in mijn aantekeningen.
3. Actiepunten in een tabel: wat, wie, wanneer. Staat er geen wie of wanneer bij, zet dan "open".
Regels:
- Gebruik alleen wat in mijn aantekeningen staat. Vul geen gaten op.
- Zet onder de notulen wat je onduidelijk vond.Maak van de notulen een bericht van hooguit vijf regels voor collega's die er niet bij waren: de belangrijkste besluiten en wat er van hen wordt verwacht.Kijk dit na
- Elk besluit is echt genomen, en staat er net zo stellig als in je aantekeningen.
- Elk actiepunt heeft de goede persoon en datum, of “open”.
- Er staat niets in wat niemand zei.
- De namen zijn teruggezet, en vertrouwelijke punten zijn eruit.
Plak dit nooit in een gratis AI-tool
- Namen van collega’s bij gesprekken over functioneren, verzuim of gezondheid.
- Vertrouwelijke punten met namen, zoals een reorganisatie of een conflict.
- Gegevens van klanten die in het overleg besproken zijn.
Vervang namen door een functie of een verzonnen naam. Wat mag wel en niet in een AI-tool?
Waarom dit werkt
Notulen maken is ordenen: wat er gezegd is, in de volgorde van de agenda, met de besluiten apart. Daar is een AI-chat goed in. Het risico zit in wat hij erbij verzint. Daarom staat in de prompt dat hij geen gaten mag opvullen, en zet hij “open” waar jij niets noteerde.
Verzonnen voorbeeld
Dit voorbeeld is verzonnen. In je aantekeningen staat: “nieuwe printer, MJ kijkt offertes, voor de zomer?” De AI maakt er een actiepunt van: “Offertes nieuwe printer opvragen, MJ, open.” Het vraagteken bij “voor de zomer” zag hij goed: dat was geen afspraak, dus er staat geen datum.
Bronnen
- Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024) Autoriteit Persoonsgegevens
Gecontroleerd op 1 november 2026.