Een betalingsherinnering
Hoe schrijf je met AI een vriendelijke betalingsherinnering die toch duidelijk is?
Geef de AI-chat het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en de nieuwe termijn, maar niet de naam of het rekeningnummer van je klant, en laat er een korte herinnering van maken met alles wat de klant nodig heeft om meteen te betalen. Is je klant een particulier en wil je later incassokosten rekenen, dan moet je eerst een aanmaning met een termijn van veertien dagen sturen; die laat je nalezen.
Wat je nodig hebt
- Het factuurnummer, de factuurdatum, het bedrag en de vervaldatum.
- Of het een eerste of een latere herinnering is.
- Of de klant een bedrijf of een particulier is.
- Een AI-chat naar keuze.
Zo doe je het
Zoek de gegevens op
In je boekhoudprogramma: factuurnummer, datum, bedrag en vervaldatum. Kijk ook of er misschien net betaald is.
Vul de prompt in
Zonder de naam van de klant en zonder rekeningnummers. Die vul je straks zelf in, uit je eigen factuur.
Lees de bedragen na
Factuurnummer, bedrag en data moeten letterlijk gelijk zijn aan de factuur.
Verstuur vanuit je eigen mail of boekhoudprogramma
Vul de aanhef en je betaalgegevens in en stuur de factuur als bijlage mee.
Zet een datum in je agenda
Op de dag na de nieuwe termijn kijk je of er betaald is. Komt er een antwoord dat de klant niet in één keer kan betalen, gebruik dan de tweede prompt.
De prompts
Wat tussen [haken] staat, vul je zelf in. Plak de prompt in een nieuwe chat.
Schrijf een betalingsherinnering per mail.
Gegevens:
- Factuurnummer: [NUMMER]
- Factuurdatum: [DATUM]
- Bedrag: [BEDRAG] inclusief btw
- Vervaldatum: [DATUM]
- Dit is de [EERSTE / TWEEDE] herinnering.
- De klant is een [BEDRIJF / PARTICULIER].
- Nieuwe betaaltermijn: [AANTAL] dagen
Eisen:
- Vriendelijk en zakelijk, hooguit 100 woorden, in de u-vorm.
- Ga ervan uit dat de klant het vergeten is. Geen verwijten.
- Noem alle gegevens hierboven, zodat de klant meteen kan betalen.
- Laat ruimte voor de aanhef en de betaalgegevens: [NAAM] en [IBAN EN TENAAMSTELLING].
- Zeg dat de klant deze mail kan negeren als hij al betaald heeft.
- Dreig niet met incassokosten of andere stappen.De klant antwoordt dat hij het bedrag nu niet in één keer kan betalen. Schrijf een kort, vriendelijk antwoord waarin ik een betalingsregeling voorstel van [AANTAL] termijnen van [BEDRAG], met de eerste betaling op [DATUM]. Vraag om een akkoord per mail.Kijk dit na
- Factuurnummer, bedrag en data zijn precies gelijk aan de factuur.
- Je betaalgegevens heb je zelf ingevuld, uit je eigen factuur.
- Er staat geen dreiging in, en geen kosten die je niet mag of wilt rekenen.
- Bij een particulier: dit is een gewone herinnering, en niet per ongeluk een halve aanmaning.
Wat de regels zeggen
Is je klant een particulier, dan mag je volgens artikel 6:96 lid 6 BW pas incassokosten rekenen nadat je hem, als hij te laat is met betalen, hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning. In die aanmaning moet staan wat er gebeurt als hij niet betaalt, en welke kosten je dan rekent. Dit heet ook wel de veertiendagenbrief. Laat zo’n brief nalezen door je boekhouder; dit is uitleg in gewone woorden, geen juridisch advies.
De bron staat onderaan deze kaart.
Plak dit nooit in een gratis AI-tool
- De naam, het adres en het rekeningnummer van je klant.
- Een export uit je boekhouding met meer klanten erin.
Vervang namen door een functie of een verzonnen naam. Wat mag wel en niet in een AI-tool?
Waarom dit werkt
Een herinnering is een mail die niemand graag schrijft, dus te laat of te boos verstuurd wordt. Met de gegevens op een rij maakt de AI-chat er een rustige mail van, waarin alles staat wat de klant nodig heeft om meteen te betalen. Hoe minder de klant hoeft te zoeken, hoe kleiner de kans dat hij het weer laat liggen.
Verzonnen voorbeeld
Dit voorbeeld is verzonnen. Factuur 2026-118 van € 726 inclusief btw, vervallen op 15 oktober, eerste herinnering, een bedrijf, nieuwe termijn zeven dagen. De mail noemt het factuurnummer in de onderwerpregel, het bedrag en de nieuwe datum in de tweede zin, en eindigt met “Heeft u inmiddels betaald? Dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.”
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96 (buitengerechtelijke kosten) wetten.overheid.nl
Gecontroleerd op 1 november 2026.