Een negatieve review beantwoorden
Hoe beantwoord je een negatieve online review met hulp van AI?
Plak de review zonder de naam van de gast in een AI-chat, vertel in een paar feiten wat er volgens jou gebeurde en wat je eraan doet, en laat drie korte antwoorden maken in verschillende tonen. Kies er één, maak hem van jezelf met een detail dat alleen jij weet, en plaats hem pas als je zelf weer rustig bent.
Wat je nodig hebt
- De tekst van de review.
- Wat er volgens jou en je team gebeurde, in een paar regels.
- Wat je de gast wilt aanbieden, als je iets wilt aanbieden.
Zo doe je het
Haal de naam eruit
Plak de review zonder de naam en de foto van de gast. Voor een goed antwoord is die niet nodig.
Vertel jouw kant in feiten
Wat er gebeurde, zonder oordeel: “het was vol, de keuken liep een half uur uit”. Niet: “de gast was ongeduldig”.
Laat drie versies maken
Zakelijk, warm en met een uitnodiging. Zo zie je naast elkaar wat bij jouw zaak past.
Maak hem van jou
Voeg één detail toe dat alleen jij weet, zoals het gerecht of de avond. Haal weg wat je niet zou zeggen.
Plaats hem met je naam
Onderteken met je voornaam en je functie, en plaats hem op een moment dat je niet meer boos bent.
De prompt
Wat tussen [haken] staat, vul je zelf in. Plak de prompt in een nieuwe chat.
Je helpt de eigenaar van een horecazaak een negatieve online review te beantwoorden.
De review:
[PLAK HIER DE REVIEW, ZONDER NAAM VAN DE GAST]
Wat er volgens ons gebeurde:
[BIJVOORBEELD: het was vrijdag vol, de keuken liep 25 minuten uit, de gast kreeg daar geen bericht over]
Wat we eraan doen of aanbieden:
[BIJVOORBEELD: we lopen nu bij uitloop langs de tafels; de gast is welkom voor een kop koffie van ons]
Schrijf drie antwoorden van hooguit 80 woorden: 1. kort en zakelijk, 2. warm en persoonlijk, 3. met een uitnodiging om contact op te nemen.
Regels:
- Bedank de gast en erken wat er misging. Maak geen ruzie en spreek de gast niet tegen op details.
- Beloof niets wat hierboven niet staat.
- Geen reclametaal en geen uitroeptekens.
- Spreek de gast aan met [JE / U].Kijk dit na
- Staat er niets in wat niet gebeurd is, of wat je niet wilt beloven?
- Gaat het antwoord over wat de gast echt schreef, en niet over iets algemeens?
- Zou je dit ook hardop tegen deze gast zeggen?
- Staan er geen gegevens van de gast in, zoals een reserveringsnaam of datum?
Plak dit nooit in een gratis AI-tool
- De naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de gast uit je reserveringssysteem.
- Gegevens over de gezondheid van de gast, ook als die in de review staan.
- Namen van medewerkers, als de klacht over hun werk gaat.
Vervang namen door een functie of een verzonnen naam. Wat mag wel en niet in een AI-tool?
Waarom dit werkt
Een slechte review schiet in je keel, en een antwoord dat je meteen schrijft, lezen honderd andere gasten ook. De AI-chat is niet beledigd en schrijft drie rustige versies. Jij kiest en maakt hem persoonlijk. Dat laatste kan de AI niet, want hij was er niet bij.
Verzonnen voorbeeld
Dit voorbeeld is verzonnen. De review: “Drie kwartier op ons hoofdgerecht gewacht en niemand zei iets.” Je feiten: vrijdag, volle zaak, de keuken liep uit, niemand liep langs. De warme versie begint met “Wat vervelend dat u zo lang zat te wachten zonder dat iemand iets zei. Dat had beter gemoeten.” Jij voegt toe dat je sindsdien bij uitloop zelf langs de tafels loopt, en ondertekent met je voornaam.
Bronnen
- Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024) Autoriteit Persoonsgegevens
Gecontroleerd op 1 november 2026.