Een inwerklijst voor de bediening
Hoe maak je met AI een inwerklijst voor een nieuwe medewerker in de bediening?
Vertel de AI-chat hoe jouw zaak werkt: wat voor zaak het is, de drukke momenten, je huisregels en wat iemand na een week moet kunnen. Laat er een lijst per dienst van maken met afvinkvakjes. Jij vult aan wat alleen jullie weten en haalt eruit wat niet bij jullie past; een collega leest mee.
Wat je nodig hebt
- Een paar regels over je zaak: wat voor zaak, hoeveel plaatsen, de drukke momenten, hoe gasten afrekenen.
- Je huisregels, en wat iemand na een week moet kunnen.
- Je eigen afspraken over hygiëne, allergenen en alcohol, als je die op papier hebt.
- Een AI-chat naar keuze.
Zo doe je het
Beschrijf je zaak
Schrijf de paar regels over je zaak op. Hoe preciezer, hoe minder de AI hoeft te raden.
Laat een lijst per dienst maken
Gebruik de eerste prompt. Waar de AI informatie mist, zet hij “zelf aanvullen”.
Vul aan wat alleen jullie weten
Waar de sleutel ligt, wie de kas opmaakt, welke tafel altijd tocht. Haal weg wat bij jullie anders gaat.
Laat een collega meelezen
Iemand die er net een jaar werkt, ziet het snelst wat er mist.
Gebruik hem samen
Print de lijst. De nieuwe collega vinkt zelf af, samen met degene die inwerkt, en aan het eind van elke dienst bespreken jullie de twee vragen.
De prompts
Wat tussen [haken] staat, vul je zelf in. Plak de prompt in een nieuwe chat.
Je helpt een horecazaak met een inwerklijst voor een nieuwe medewerker in de bediening.
Over onze zaak:
[BIJVOORBEELD: lunchroom met 40 plaatsen, open dinsdag tot en met zondag van 8.30 tot 17.00 uur, druk tussen 12.00 en 14.00 uur, afrekenen aan tafel met een pinapparaat]
Wat iemand na een week moet kunnen:
[BIJVOORBEELD: zelfstandig een rij van 8 tafels doen, koffie zetten op de machine, afrekenen]
Onze huisregels en afspraken:
[PLAK HIER JE HUISREGELS]
Maak een inwerklijst voor de eerste vijf diensten. Per dienst: wat de nieuwe collega ziet, wat hij of zij zelf doet, en twee vragen om aan het eind van de dienst samen te bespreken. Gebruik afvinkvakjes: [ ]. Neem alleen dingen op die passen bij wat ik hierboven schreef. Zet "zelf aanvullen" waar je informatie mist.Maak van de inwerklijst één kaartje van hooguit 10 regels met wat de nieuwe collega elke dienst moet onthouden. Korte zinnen, de belangrijkste eerst.Kijk dit na
- Staat er iets in dat bij jullie anders gaat? Haal het eruit.
- Zijn alle plekken met “zelf aanvullen” ingevuld?
- Kloppen de afspraken over allergenen en alcohol met wat jullie echt afspreken?
- Is de lijst haalbaar in vijf diensten?
Wat de regels zeggen
Een BSN mag je alleen gebruiken om een wet uit te voeren of voor doelen die een wet noemt (artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG). Een inwerklijst is daar geen reden voor, en een AI-chat ook niet.
De bron staat onderaan deze kaart.
Plak dit nooit in een gratis AI-tool
- De naam, het adres, het BSN of de loongegevens van de nieuwe medewerker.
- Roosters met namen van collega’s.
- Codes van het alarm, de kluis of de kassa.
Vervang namen door een functie of een verzonnen naam. Wat mag wel en niet in een AI-tool?
Waarom dit werkt
Wie al jaren in de zaak staat, vergeet wat een nieuwe collega allemaal niet weet. Een AI-chat begint bij nul en vraagt dus vanzelf om de basis. Jouw beschrijving van de zaak houdt hem bij jullie werk; de plekken met “zelf aanvullen” laten zien waar je nog iets moet vertellen.
Verzonnen voorbeeld
Dit voorbeeld is verzonnen. Voor een lunchroom met veertig plaatsen begint dienst 1 met meelopen bij de opening en koffie zetten onder begeleiding. Dienst 3 is de eerste dienst met een eigen rij tafels tussen twaalf en twee. Bij “wie maakt de kas op” staat “zelf aanvullen”. Dat had de AI ook niet kunnen weten.
Bronnen
- Uitvoeringswet AVG, artikel 46 (nationaal identificatienummer) wetten.overheid.nl
- Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024) Autoriteit Persoonsgegevens
Gecontroleerd op 1 november 2026.