Een mail over meerwerk
Hoe schrijf je met AI een duidelijke mail over meerwerk aan een klant?
Geef de AI-chat alleen de feiten: wat de klant extra wil, wat het kost, wat het doet met de planning en dat je een akkoord nodig hebt. Laat er een korte, vriendelijke mail van maken die om dat akkoord vraagt vóórdat je begint. Bedragen en data controleer je zelf, en de naam van de klant zet je er pas in je eigen mail in.
Wat je nodig hebt
- Wat de klant extra wil, in je eigen woorden.
- Je prijs voor het meerwerk, en of die inclusief of exclusief btw is.
- Wat het meerwerk doet met de planning.
- Een AI-chat naar keuze.
Zo doe je het
Schrijf de feiten op
Vier regels is genoeg: wat er extra moet, de prijs, de planning en wat je van de klant nodig hebt.
Vul de prompt in
Zet de feiten op de plekken tussen de haken. De naam van de klant laat je weg; die zet je er straks zelf in.
Controleer bedrag en data
Leg het bedrag, de btw en de data naast je eigen berekening en je agenda. Klopt één cijfer niet, verbeter het dan zelf in de tekst.
Verstuur vanuit je eigen mail
Kopieer de tekst naar je mailprogramma, vul de aanhef met de naam in en bewaar de mail bij het project.
Begin na het akkoord
Begin pas als de klant schriftelijk akkoord heeft gegeven, en bewaar dat antwoord bij het project.
De prompts
Wat tussen [haken] staat, vul je zelf in. Plak de prompt in een nieuwe chat.
Je werkt op de binnendienst van een bouwbedrijf. Schrijf een mail aan een klant over meerwerk.
Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat de klant extra wil: [BIJVOORBEELD: een extra stopcontact boven het aanrecht]
- Prijs: [BEDRAG], [INCLUSIEF OF EXCLUSIEF] btw
- Gevolg voor de planning: [BIJVOORBEELD: geen, of een dag later klaar]
- Wat we nodig hebben: een akkoord per mail vóór [DATUM]
Eisen:
- Vriendelijk en zakelijk, je-vorm, hooguit 120 woorden.
- Noem het bedrag en de btw letterlijk zoals hierboven.
- Zeg duidelijk dat we pas beginnen na het akkoord.
- Een onderwerpregel erboven.
- Begin met "Beste [NAAM]," zodat ik de naam zelf invul.
Zet onder de mail wat je hebt aangenomen of niet zeker wist.Maak de mail hierboven [KORTER / IETS FORMELER / IETS WARMER]. Verander niets aan het bedrag, de btw, de data of het verzoek om akkoord.Kijk dit na
- Bedrag en btw precies zoals in je berekening, zonder afronding.
- De planning en de datum voor het akkoord kloppen met je agenda.
- Er staat niets in dat je niet kunt waarmaken, zoals een garantie of een einddatum die je niet noemde.
- De toon past bij deze klant.
Wat de regels zeggen
Bij aanneming van werk kan de aannemer voor toevoegingen of veranderingen die de opdrachtgever wil alleen een hogere prijs vragen als hij de opdrachtgever op tijd heeft gewezen op de prijsverhoging die daaruit volgt, tenzij de opdrachtgever dat zelf had moeten begrijpen (artikel 7:755 BW). Een mail vooraf, met het bedrag erin, zet dat zwart op wit. Dit is uitleg in gewone woorden, geen juridisch advies.
De bron staat onderaan deze kaart.
Plak dit nooit in een gratis AI-tool
- De naam, het adres en het telefoonnummer van de klant.
- Het hele contract of de offerte met de gegevens van de klant erin.
- Kopieën van legitimatie of bankgegevens.
Vervang namen door een functie of een verzonnen naam. Wat mag wel en niet in een AI-tool?
Waarom dit werkt
Een mail over geld schrijf je liever niet, dus hij blijft liggen tot het werk al gedaan is. Met de feiten op een rij heeft de AI-chat een paar seconden nodig voor een nette eerste versie. Jij hoeft alleen nog te controleren of de cijfers kloppen.
Verzonnen voorbeeld
Dit voorbeeld is verzonnen. Een klant vraagt tijdens de verbouwing van de keuken om een extra stopcontact boven het aanrecht. Je vult in: “€ 145 inclusief btw, geen gevolg voor de planning, akkoord vóór donderdag.” De mail die terugkomt noemt het bedrag twee keer, vraagt om een kort “akkoord” per mail en zegt dat de elektricien het meeneemt zodra dat binnen is.
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 755 (prijsverhoging bij meerwerk) wetten.overheid.nl
- Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024) Autoriteit Persoonsgegevens
Gecontroleerd op 1 november 2026.