BouwDe klant melden dat het later wordt

Hoe vertel je met AI een klant dat het werk later klaar is?

Geef de AI-chat de feiten: wat er later wordt, de nieuwe datum, de reden voor zover je die wilt noemen, en wat de klant moet doen of weten.

Voor wie: Uitvoerders, projectleiders, kantoor en zzp’ers die zelf contact hebben met de klant.
Tijd: ca. 5 min. (schatting)
Getest: WisselendTest: 3 van 4 keer goed; met rommelige invoer ging iets mis4 keer getest in Claude Sonnet 5.5: 1 keer ging iets mis; met rommelige invoer ging iets mis.

De prompts

Kopieer de prompt, plak hem in een nieuwe chat (ChatGPT, Claude, Copilot of Gemini) en vervang wat tussen [haken] staat.

Wat betekenen de kleuren?

1. De mail

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: [BIJVOORBEELD: de badkamer]
- Oude datum: [DATUM]
- Nieuwe datum: [DATUM, OF: DAT WETEN WE OP ...]
- Reden: [BIJVOORBEELD: de tegels zijn later geleverd]
- Wat er intussen gebeurt: [BIJVOORBEELD: we werken door aan de keuken]
- Wat de klant moet doen: [BIJVOORBEELD: niets, of: laat weten of dinsdag kan]

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, [JE / U]-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

2. Kort voor de app

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

De test

Getest in Claude Sonnet 5.5 op 6 november 2026, met verzonnen invoer; één keer in ChatGPT, apart hieronder. Nagekeken door Claude, nog niet door een vakman. Hoe we testen

4 keer met dezelfde invoer (1 tot 4). R: met rommelige invoer.

Controlepunt	1	2	3	4	R
Oude en nieuwe datum kloppen	klopt	klopt	klopt	klopt	klopt
Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames	klopt	klopt	klopt	klopt	klopt
Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot	klopt	klopt	klopt	klopt	ging mis
De reden klopt en niemand krijgt de schuld	klopt	klopt	klopt	klopt	klopt
Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry	klopt	klopt	klopt	klopt	klopt
App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden	ging mis	klopt	klopt	klopt	klopt
Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer	klopt	klopt	klopt	klopt	klopt
De toon past bij deze klant	zelf nakijken	zelf nakijken	zelf nakijken	zelf nakijken	zelf nakijken
Verzint niets wat in de invoer ontbrak	·niet gecontroleerd	·niet gecontroleerd	·niet gecontroleerd	·niet gecontroleerd	ging mis

Wat ging er mis (3)

Keer 1 Datums en reden kloppen, maar het zijn 42 woorden met de aanhef, en de AI schrijft “(37 woorden)”.
Rommelig “Zodra we meer weten, laten we het je weten” is een toezegging die niet in de feiten staat; de melding eronder neemt die niet weg.
Rommelig Datum en actie voor de klant bleven open, maar de AI voegde zelf “Zodra we meer weten, laten we het je weten” toe.

Keer 1

Ging misVersie 1 · Claude Sonnet 5.5 · 6 november 2026

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: de badkamer
- Oude datum: vrijdag 12 maart
- Nieuwe datum: vrijdag 26 maart
- Reden: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken
- Wat er intussen gebeurt: we maken deze week de slaapkamer af
- Wat de klant moet doen: laat weten of vrijdag 26 maart uitkomt voor de oplevering

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, u-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 138 woorden

Onderwerp: Nieuwe opleverdatum badkamer: vrijdag 26 maart

Beste [NAAM],

De badkamer is op vrijdag 26 maart klaar, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, en daarvoor bieden wij u onze excuses aan.

Intussen maken we deze week de slaapkamer af.

Wilt u laten weten of vrijdag 26 maart voor de oplevering uitkomt?

Met vriendelijke groet,

[UW NAAM]
[BEDRIJFSNAAM]

Wat ik heb aangenomen:

"Klaar" en "oplevering" zijn hier hetzelfde moment: de badkamer wordt op 26 maart opgeleverd.
"Sorry" heb ik als één keer "excuses" verwerkt, passend bij de u-vorm.
Ik heb "wij/we" gebruikt, omdat de feiten in de wij-vorm staan.
Naam, afzender en bedrijfsnaam heb ik als invulveld laten staan, omdat die niet in de feiten staan.
Het woordaantal van de mailtekst is ruim onder de 100.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 44 woorden

Beste [NAAM], de badkamer is vrijdag 26 maart klaar, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, onze excuses. Intussen maken we deze week de slaapkamer af. Laat u weten of 26 maart voor de oplevering uitkomt?

(37 woorden)

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)57 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)42 van max. 40 woorden

De antwoorden van keer 2 tot 4 en de rommelige invoer

Keer 2Klopte

KlopteHerhaling · Claude Sonnet 5.5 · 6 november 2026

Een mail van 66 woorden zonder toezeggingen. Het eerste appbericht was te lang, de AI zag dat zelf en gaf een versie van 36 woorden.

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: de badkamer
- Oude datum: vrijdag 12 maart
- Nieuwe datum: vrijdag 26 maart
- Reden: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken
- Wat er intussen gebeurt: we maken deze week de slaapkamer af
- Wat de klant moet doen: laat weten of vrijdag 26 maart uitkomt voor de oplevering

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, u-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 126 woorden

Onderwerp: Nieuwe opleverdatum badkamer: vrijdag 26 maart

Beste [NAAM],

De badkamer wordt vrijdag 26 maart opgeleverd, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, waardoor we pas later kunnen afronden. Daarvoor bieden we u onze excuses aan.

Intussen maken we deze week de slaapkamer af.

Kunt u laten weten of vrijdag 26 maart voor de oplevering uitkomt?

Met vriendelijke groet,

[AFZENDER]

Aannames:

"Sorry" is uitgedrukt als "onze excuses" (één keer), in een nette maar vriendelijke toon.
De naam van de klant en de afzender zijn placeholders, omdat die niet in de feiten stonden.
"Oplevering" betreft de badkamer; ik heb geen andere werkzaamheden of data genoemd.
De mail is circa 60 woorden, dus ruim binnen de limiet.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 117 woorden

Beste [NAAM], de badkamer is vrijdag 26 maart klaar, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken. Onze excuses. Intussen maken we deze week de slaapkamer af. Kunt u laten weten of 26 maart uitkomt voor de oplevering?

Aannames:

Aanhef met [NAAM] en geen afzender, omdat het een appbericht is.
Eén keer excuses, zoals in de mail.
Ongeveer 47 woorden is te veel; zie hieronder de ingekorte versie.

Ingekorte versie (35 woorden):

Beste [NAAM], de badkamer is vrijdag 26 maart klaar in plaats van vrijdag 12 maart: de tegels kwamen later dan afgesproken. Onze excuses. Intussen maken we de slaapkamer af. Komt 26 maart voor de oplevering uit?

Wat de controle vond

7 klopt1 zelf nakijken

Klopt: Oude en nieuwe datum kloppen
Klopt: Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames
Klopt: Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot
Klopt: De reden klopt en niemand krijgt de schuld
Klopt: Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry
Klopt: App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden
Klopt: Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer
Zelf nakijken: De toon past bij deze klantBeleefd en zakelijk in u-vorm. Of dat bij deze klant past, weet jij.

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)59 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)43 van max. 40 woorden

Keer 3Klopte

KlopteHerhaling · Claude Sonnet 5.5 · 6 november 2026

Mail van 72 woorden en een appbericht van 36 woorden, in één keer goed. De AI telde de app als 39, dat maakt hier niet uit.

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: de badkamer
- Oude datum: vrijdag 12 maart
- Nieuwe datum: vrijdag 26 maart
- Reden: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken
- Wat er intussen gebeurt: we maken deze week de slaapkamer af
- Wat de klant moet doen: laat weten of vrijdag 26 maart uitkomt voor de oplevering

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, u-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 153 woorden

Onderwerp: Nieuwe opleverdatum badkamer: vrijdag 26 maart

Beste [NAAM],

De badkamer wordt vrijdag 26 maart opgeleverd, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, waardoor we later kunnen afronden. Daarvoor bieden we u onze excuses aan.

Intussen maken we deze week de slaapkamer af.

Kunt u laten weten of vrijdag 26 maart voor u uitkomt voor de oplevering?

Alvast bedankt voor uw begrip.

Met vriendelijke groet,
[AFZENDER]

Aangenomen:

De naam van de klant en de afzender zijn niet bekend, dus die staan als [NAAM] en [AFZENDER] als invulplek.
"Oplevering" slaat op de badkamer, en "later klaar" betekent dat de oplevering van de badkamer verschuift naar 26 maart.
Ik heb "excuses" gebruikt als de ene keer sorry.
De mail is ongeveer 60 woorden, dus ruim binnen de 100.
Ik heb geen jaartal of verdere details toegevoegd, want die staan niet in de feiten.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 83 woorden

Beste [NAAM], de badkamer wordt vrijdag 26 maart opgeleverd, niet vrijdag 12 maart: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken. Onze excuses. Intussen maken we deze week de slaapkamer af. Komt 26 maart voor u uit?

Aangenomen:

Het bericht is 39 woorden, dus binnen de 40.
De aanhef met [NAAM] heb ik behouden, ondertekening en onderwerpregel weggelaten omdat dat in een app-bericht niet nodig is.
De u-vorm en de ene keer excuses zijn behouden; er is niets nieuws toegevoegd.

Wat de controle vond

7 klopt1 zelf nakijken

Klopt: Oude en nieuwe datum kloppen
Klopt: Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames
Klopt: Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot
Klopt: De reden klopt en niemand krijgt de schuld
Klopt: Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry
Klopt: App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden
Klopt: Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer
Zelf nakijken: De toon past bij deze klantBeleefd en zakelijk in u-vorm. Of dat bij deze klant past, weet jij.

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)65 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)36 van max. 40 woorden

Keer 4Klopte

KlopteHerhaling · Claude Sonnet 5.5 · 6 november 2026

Een mail van 71 woorden met één geruststellend zinsdeel erbij, zonder belofte. Het eerste appbericht was te lang, de AI zag dat zelf en gaf een versie van 33 woorden.

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: de badkamer
- Oude datum: vrijdag 12 maart
- Nieuwe datum: vrijdag 26 maart
- Reden: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken
- Wat er intussen gebeurt: we maken deze week de slaapkamer af
- Wat de klant moet doen: laat weten of vrijdag 26 maart uitkomt voor de oplevering

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, u-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 150 woorden

Onderwerp: Nieuwe opleverdatum badkamer: vrijdag 26 maart

Beste [NAAM],

De badkamer wordt vrijdag 26 maart klaar, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, waardoor we de planning moeten aanpassen. Daarvoor bieden wij u onze excuses aan.

Intussen maken we deze week de slaapkamer af, zodat er wel voortgang is.

Wilt u laten weten of vrijdag 26 maart voor de oplevering uitkomt?

Met vriendelijke groet,

[AFZENDER]

Aannames:

"Sorry" is verwoord als "excuses", één keer gebruikt.
"Wij" en "we" verwijzen naar uw bedrijf; de afzendernaam en eventuele bedrijfsnaam zijn als [AFZENDER] opengelaten.
De mail bevat geen toezeggingen over korting, vergoeding of andere data.
Het woord "oplevering" is gebruikt zoals in de feiten; ik heb niet aangenomen dat de klant bij de oplevering aanwezig moet zijn.
Het aantal woorden van de mail zelf (zonder onderwerpregel en afsluiting) ligt onder de 100.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 125 woorden

Beste [NAAM], de badkamer wordt vrijdag 26 maart klaar in plaats van vrijdag 12 maart, omdat de tegels later zijn geleverd dan afgesproken. Sorry daarvoor. Intussen maken we deze week de slaapkamer af. Kunt u laten weten of 26 maart uitkomt voor de oplevering?

Aannames:

Het berichtje is 48 woorden en dus langer dan 40; hieronder staat een kortere versie die wel binnen de limiet blijft.
"Sorry" is één keer gebruikt, in lijn met de mail.
Er zijn geen nieuwe beloftes of data toegevoegd.

Korter (binnen 40 woorden):

Beste [NAAM], de badkamer wordt vrijdag 26 maart klaar, niet vrijdag 12 maart: de tegels kwamen later dan afgesproken. Sorry! Intussen maken we de slaapkamer af. Komt 26 maart uit voor de oplevering?

Wat de controle vond

7 klopt1 zelf nakijken

Klopt: Oude en nieuwe datum kloppen
Klopt: Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames
Klopt: Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot
Klopt: De reden klopt en niemand krijgt de schuld
Klopt: Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry
Klopt: App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden
Klopt: Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer
Zelf nakijken: De toon past bij deze klantBeleefd en zakelijk in u-vorm. Of dat bij deze klant past, weet jij.

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)64 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)44 van max. 40 woorden

Met rommelige invoerGing mis

Ging misRommelige invoer · Claude Sonnet 5.5 · 6 november 2026

Geen verzonnen datum en “die tegelboer heeft het verkloot” werd neutraal, zonder schuldige. Maar de mail belooft “Zodra we meer weten, laten we het je weten”, wat niet in de feiten stond; de AI meldt dat zelf en laat het in de app weg.

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: badkamer, of eigenlijk ook de hal
- Oude datum: volgende week
- Nieuwe datum: weet ik nog niet, hangt van de tegels af
- Reden: die tegelboer heeft het verkloot
- Wat er intussen gebeurt: we doen wat we kunnen
- Wat de klant moet doen: ?

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, je-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 203 woorden

Onderwerp: Badkamer en hal worden later klaar dan gepland

Beste [NAAM],

Een nieuwe datum kan ik je nog niet geven: die hangt af van de tegels. De badkamer en de hal zouden volgende week klaar zijn, maar worden later klaar. Er is iets misgegaan met de tegels, en dat zorgt voor vertraging. Sorry daarvoor.

Intussen doen we wat we kunnen. Zodra we meer weten, laten we het je weten.

Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]

Wat ik heb aangenomen:

"Begin met de nieuwe datum" kon niet letterlijk, want die is nog onbekend. Daarom opent de mail met het eerlijke feit dat er nog geen datum is.
"Badkamer, of eigenlijk ook de hal" heb ik opgevat als: beide worden later klaar.
De reden heb ik neutraal gehouden ("er is iets misgegaan met de tegels"), zonder leverancier en zonder schuldvraag.
Bij "Wat de klant moet doen" stond een vraagteken. Ik heb de klant daarom niets gevraagd.
De zin "Zodra we meer weten, laten we het je weten" staat niet in je feiten. Ik heb hem toegevoegd als natuurlijke afsluiting. Haal hem weg als je dat niet wilt beloven.
De mail is ongeveer 75 woorden, dus ruim binnen de limiet.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 99 woorden

Hoi [NAAM], de badkamer en de hal worden later klaar dan volgende week. Een nieuwe datum weten we nog niet: die hangt af van de tegels, daar is iets misgegaan. Sorry! Intussen doen we wat we kunnen.

Wat ik heb aangenomen:

Het berichtje is 37 woorden.
Ik heb de zin "Zodra we meer weten, laten we het je weten" weggelaten, omdat die niet in je feiten stond en je geen nieuwe beloftes wilde.
Ik ben overgestapt op een losse toon ("Hoi") die bij een app past. Pas dat aan als je klant liever formeel blijft.

Wat de controle vond

6 klopt2 ging mis1 zelf nakijken

Klopt: Oude en nieuwe datum kloppen
Klopt: Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames
Ging mis: Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot“Zodra we meer weten, laten we het je weten” is een toezegging die niet in de feiten staat; de melding eronder neemt die niet weg.
Klopt: De reden klopt en niemand krijgt de schuld
Klopt: Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry
Klopt: App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden
Klopt: Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer
Zelf nakijken: De toon past bij deze klantVriendelijk in je-vorm, de app met “Hoi” en “Sorry!”. Of dat bij deze klant past, weet jij.
Ging mis: Verzint niets wat in de invoer ontbrakDatum en actie voor de klant bleven open, maar de AI voegde zelf “Zodra we meer weten, laten we het je weten” toe.

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)65 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)37 van max. 40 woorden

In ChatGPT

Dezelfde prompts en invoer één keer in ChatGPT op 6 november 2026, via het ChatGPT-abonnement, zonder de app. Telt niet mee in de uitslag hierboven.

ChatGPTKlopte

KlopteIn ChatGPT · model gpt-6.1-sol · 6 november 2026

Een mail van 66 woorden die met de nieuwe datum begint, één keer sorry en geen toezeggingen. Het appbericht telt 37 woorden met dezelfde datums en reden.

Prompt 1: De mail (nieuwe chat)

Wat erin ging

Schrijf een mail aan een klant dat het werk later klaar is.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin niets):
- Wat er later wordt: de badkamer
- Oude datum: vrijdag 12 maart
- Nieuwe datum: vrijdag 26 maart
- Reden: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken
- Wat er intussen gebeurt: we maken deze week de slaapkamer af
- Wat de klant moet doen: laat weten of vrijdag 26 maart uitkomt voor de oplevering

Eisen:
- Eerlijk, vriendelijk en kort: hooguit 100 woorden, u-vorm. Eén keer sorry is genoeg.
- Begin met de nieuwe datum. Noem geen leverancier of onderaannemer bij naam.
- Beloof geen korting, vergoeding of datum die niet in de feiten staat, en schuif de schuld op niemand.
- Een onderwerpregel erboven, en begin met "Beste [NAAM],".

Zet onder de mail wat je hebt aangenomen.

Wat eruit kwam 74 woorden

Onderwerp: Oplevering badkamer verschoven naar vrijdag 26 maart

Beste [NAAM],

Vrijdag 26 maart is de nieuwe opleverdatum voor uw badkamer, in plaats van vrijdag 12 maart. De tegels zijn later geleverd dan afgesproken, waardoor het werk vertraging heeft opgelopen. Sorry voor het ongemak.

Deze week maken we de slaapkamer af. Wilt u laten weten of vrijdag 26 maart u uitkomt voor de oplevering?

Met vriendelijke groet,

Aannames: geen; alleen de opgegeven feiten zijn gebruikt.

Prompt 2: Kort voor de app (dezelfde chat)

Wat erin ging

Maak van de mail een berichtje voor de app van hooguit 40 woorden. Dezelfde datums en dezelfde reden, geen nieuwe beloftes.

Wat eruit kwam 37 woorden

Beste [NAAM],

Vrijdag 26 maart is uw badkamer klaar, niet vrijdag 12 maart: de tegels zijn later geleverd dan afgesproken. Sorry! Deze week maken we de slaapkamer af. Komt vrijdag 26 maart u uit voor de oplevering?

Wat de controle vond

7 klopt1 zelf nakijken

Klopt: Oude en nieuwe datum kloppen
Klopt: Onderwerp, “Beste [NAAM],”, nieuwe datum eerst, aannames
Klopt: Geen vergoeding, korting of belofte die je niet besloot
Klopt: De reden klopt en niemand krijgt de schuld
Klopt: Mail hooguit 100 woorden, één keer sorry
Klopt: App hooguit 40 woorden, zelfde datums en reden
Klopt: Geen naam van klant, leverancier of onderaannemer
Zelf nakijken: De toon past bij deze klantBeleefd en zakelijk in u-vorm, de app met “Sorry!”. Of dat bij deze klant past, weet jij.

Gemeten

De mail, van aanhef tot het eind (prompt 1)58 van max. 100 woorden
Het berichtje (prompt 2)37 van max. 40 woorden

Zo doe je het

Wat je nodig hebt: Wat er later wordt en de nieuwe datum. De reden die je wilt noemen. Een AI-chat naar keuze.

Beslis eerst wat je zegt
De nieuwe datum, en wat je wel en niet noemt. Weet je het nog niet, zeg dan wanneer je het wel weet.
Vul de prompt in
Zonder naam of adres van de klant, en zonder de naam van een leverancier of onderaannemer.
Controleer de data
Klopt de nieuwe datum met je planning? Belooft de mail niets wat je niet besloot?
Stuur hem zelf
Vul de naam in en stuur het vanuit je eigen mail, of kort via de app. Bellen mag ook: dan heb je de tekst als houvast.

Kijk dit na

Oude en nieuwe datum kloppen met je planning.
Er staat geen vergoeding, korting of belofte in die je niet besloot.
De reden klopt, en niemand krijgt de schuld.
De toon past bij deze klant.

Klopt het niet? Zeg in dezelfde chat wat er mis is, of begin opnieuw.

Plak dit nooit in een gratis AI-tool

Naam, adres en telefoonnummer van de klant.
Namen van leveranciers, onderaannemers of collega’s.

Wat mag wel?

Regels, achtergrond en bronnen

Waarom het werkt

Waarom dit werkt

Slecht nieuws schrijf je het liefst morgen, en dan is het erger. Als jij de feiten geeft, heeft een AI-chat een paar seconden nodig voor een eerlijke mail. Hij wil de klant vaak geruststellen met iets wat jij niet besloot. Daarom mag hij alleen jouw feiten gebruiken.

Bronnen (1)

Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (6 augustus 2024) Autoriteit Persoonsgegevens

Gecontroleerd op 5 november 2026.

Hoe vertel je met AI een klant dat het werk later klaar is?

De prompts

De test

Keer 1

In ChatGPT

Zo doe je het

Beslis eerst wat je zegt

Vul de prompt in

Controleer de data

Stuur hem zelf

Kijk dit na

Plak dit nooit in een gratis AI-tool

Regels, achtergrond en bronnen

Waarom dit werkt

Meer recepten voor bouw

Het werk uitleggen in gewone taal

Een bewonersbrief over overlast

Een klacht over je werk beantwoorden

Je offerte nakijken voor verzending

Liever samen leren, met je hele team?